Trong bối cảnh làm việc số hóa ngày càng phổ biến, việc xử lý các định dạng tài liệu điện tử đã trở thành kỹ năng cơ bản của dân văn phòng. Trong số đó, sửa file PDF trên máy tính là nhu cầu được tìm kiếm nhiều nhất nhờ sự tiện lợi, tính bảo toàn định dạng và khả năng sử dụng rộng rãi của PDF. Ở bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đầy đủ các cách chỉnh sửa PDF hiệu quả, từ công cụ trực tuyến cho đến phần mềm cài đặt trên máy tính, giúp bạn chủ động xử lý mọi tập tin PDF một cách đơn giản và nhanh chóng.
Nội dung bài viết
Vì sao nên sửa file PDF trên máy tính bằng công cụ trực tuyến?
Nếu bạn không muốn cài đặt phần mềm nặng máy, các công cụ trực tuyến chính là cứu cánh tuyệt vời nhất.
Chỉ với vài thao tác kéo thả đơn giản, bạn có thể thực hiện hàng loạt các tác vụ phức tạp. Trình chỉnh sửa trực tuyến cho phép bạn tải lên các tệp tin để ký tên, chú thích, hợp nhất hoặc thực hiện các thay đổi trực tiếp ngay trên trình duyệt web của máy tính xách tay.
Các tính năng nổi bật khi xử lý PDF online:
Hầu hết các nền tảng hiện nay đều cung cấp bộ công cụ mạnh mẽ bao gồm:
-
Hợp nhất và chia nhỏ: Kết hợp nhiều tệp thành một hoặc tách các trang riêng lẻ theo ý muốn.
-
Chuyển đổi đa năng: Chuyển đổi qua lại giữa PDF và các định dạng Word, Excel, Hình ảnh (JPEG/PNG) mà vẫn giữ nguyên định dạng gốc.
-
Ký và bảo mật: Thêm chữ ký điện tử có giá trị pháp lý hoặc thiết lập mật khẩu để bảo vệ tài liệu nhạy cảm.
-
Chỉnh sửa nội dung: Thay đổi văn bản trực tiếp, tùy chỉnh phông chữ, màu sắc và kích thước một cách linh hoạt.
“Khả năng sửa file PDF trên máy tính không còn là một đặc quyền xa xỉ của các doanh nghiệp lớn. Với sự ra đời của các trình chỉnh sửa dựa trên trình duyệt (Web-based), ngay cả một sinh viên cũng có thể thay đổi nội dung tài liệu chỉ trong vài giây.” – Theo Tạp chí TechRadar.
Xem thêm: Tất tần tật về phần mềm chuyển file PDF sang Excel full crack
Cách sửa file PDF trên máy tính bằng phần mềm chuyên dụng
Đối với những tài liệu quan trọng yêu cầu tính bảo mật cao và công cụ chuyên sâu, việc sử dụng phần mềm cài đặt sẵn là lựa chọn tối ưu.
“Adobe tiếp tục mở rộng khả năng chỉnh sửa tài liệu PDF trực tiếp ngay trong ứng dụng Acrobat, bao gồm cả thêm chữ ký, xóa văn bản và chỉnh sửa hình ảnh.” – The Verge đưa tin về tính năng mới của Adobe Acrobat giúp người dùng dễ dàng làm việc với PDF hơn, ngay trên máy tính.
Sử dụng Microsoft Word cho các thay đổi cơ bản
Nhiều người dùng không biết rằng Microsoft Word trên các dòng máy tính xách tay hiện đại có khả năng chuyển đổi ngược từ PDF sang định dạng có thể chỉnh sửa được. Bạn chỉ cần mở tệp PDF bằng Word, thực hiện thay đổi và lưu lại dưới định dạng PDF. Đây là cách đơn giản nhất cho những ai đã quen thuộc với bộ ứng dụng Office.
Tiêu chuẩn vàng với Adobe Acrobat Pro
Nếu bạn là người dùng chuyên nghiệp, Adobe Acrobat Pro cung cấp khả năng can thiệp sâu vào tệp tin. Công cụ này cho phép bạn chỉnh sửa văn bản phức tạp, thao tác hình ảnh, thêm trường biểu mẫu và quản lý các lớp tài liệu một cách khoa học.
Giải pháp mã nguồn mở LibreOffice
Với những ai tìm kiếm sự miễn phí nhưng vẫn đầy đủ tính năng, LibreOffice Draw là một giải pháp thay thế tuyệt vời. Bạn có thể sửa đổi bố cục trang, thêm các yếu tố đồ họa và xuất bản bản in chất lượng cao mà không tốn bất kỳ chi phí nào.
3 cách sửa file PDF trên máy tính đơn giản, hiệu quả nhất
PDF là một dạng tập tin phổ biến của hãng Adobe System. Văn bản trong file PDF bao gồm phông chữ, hình ảnh, âm thanh và các hiệu ứng khác. Không giống với các văn bản trong file Word, văn bản trong file PDF sẽ hiển thị nội dung và định dạng như nhau trên những môi trường khác nhau.
Cách sửa file PDF rất phức tạp và khó khăn hơn nhiều so với file Word, những vấn đề người dùng thường gặp khi xử lý file PDF đó là: không biết cách xóa chữ, xóa trang, không biết cách giảm dung lượng file PDF, tách, gộp file PDF, cách chuyển file PDF sang các dạng tập tin khác,…
Vậy thì hãy tham khảo 3 cách sửa file PDF trên máy tính ở phần dưới đây nhé!
Chỉnh sửa file PDF trực tuyến
Cách sửa file PDF trên máy tính đầu tiên mà bạn có thể sử dụng đó là chỉnh sửa file PDF trực tuyến, không cần dùng phần mềm.
Hiện nay, có rất nhiều website cho phép người dùng có thể chuyển đổi tài liệu từ định dạng PDF sang dạng word, excel phù hợp với mong muốn. Sau đó, bạn sẽ bắt đầu tiến hành chỉnh sửa phần văn bản mà bạn mong muốn.
Việc chuyển định dạng file PDF này được diễn ra miễn phí. Việc của bạn chỉ là upload văn bản lên website để tiến hành chuyển định dạng theo đúng mong muốn là được.
Mình sẽ ví dụ khi bạn muốn chuyển định dạng file PDF trên smallpdf nhé. Các bước bạn cần tiến hành như sau:
Bước 1: Đầu tiên bạn cần truy cập vào smallpdf.com trên trình duyệt google chrome/ cốc cốc.
Bước 2: Màn hình sẽ xuất hiện thông tin cho bạn chuyển đổi định dạng file và khung upload file.
Bước 3: Tải file PDF mà bạn muốn chuyển đổi lên. Chú ý file PDF này phải đạt dung lượng phù hợp theo yêu cầu của website.
Bước 4: Sau khi đã tải file lên, bạn nhấn vào ô đồng ý chuyển đổi. Bạn đợi một lúc thì kết quả sẽ trả về cho bạn như mong muốn. Khi đó bạn tải bản Word đã chuyển đổi về máy tính và tiến hành chỉnh sửa văn bản nhé.
Cách sửa file PDF trên máy tính bằng Microsoft Word
Cách sửa file PDF tiếp theo mà mình muốn giới thiệu đến bạn đó là sử dụng Microsoft Word. Đây là cách chỉnh sửa file PDF trên máy tính đơn giản và phổ biến nhất.
Bạn nên áp dụng để chỉnh sửa văn bản thông qua Word, với những bước cơ bản như sau:
Bước 1: Mở một file Word mới. Tại thẻ File hãy chọn phần Open.
Bước 2: Lựa chọn file PDF cần mở để chỉnh sửa tài liệu và sau đó nhấn OK.
Khi mở file PDF, màn hình sẽ có thông báo Word sẽ chuyển đổi file PDF này thành trạng thái thông thường. Và lúc này, bạn có thể sửa đổi những nội dung văn bản theo đúng như ý mình mong muốn.
Thế nhưng, việc chuyển đổi này sẽ dẫn đến nguyên bản bố cục văn bản có thể bị sai lệch. Nếu xảy ra vấn đề này, bạn hãy chủ động chỉnh sửa lại cho phù hợp nhất.
Bạn Nhấn OK vào thông báo, file PDF sẽ tự động chuyển đổi sang dạng Document.
Bước 3: Sau khi đã chỉnh sửa xong, bạn lựa chọn lưu lại file dưới định dạng PDF.
Theo các bước lưu tài liệu sau: Chọn File –> Save As -> Chọn định dạng văn bản trong phần Save As Type -> sau đó chọn lưu PDF -> Nhấn OK.
Chỉ với 3 bước đơn giản như trên là bạn chỉnh sửa file PDF được rồi. Tuy nhiên, lưu ý cách chuyển đổi này phù hợp với phiên bản Word 2013, Word 2016 hoặc Office 365. Nếu máy tính bạn không sử dụng những phiên bản Word này thì bạn tham khảo cách chỉnh sửa khác bên dưới nhé.
Tham khảo bài viết: 4 cách chuyển file PDF thành file word đơn giản nhất
Cách chỉnh sửa file PDF trên máy tính bằng Foxit Reader
Chỉnh sửa file PDF trên Foxit Reader cũng là một trong những cách bạn có thể thực hiện. Các bước thực hiện chỉnh sửa cụ thể như sau:
Bước 1: Mở file PDF tài liệu mà bạn cần chỉnh sửa ra. Sau đó chọn Select text hoặc Tool.
Bước 2: Sử dụng lệnh Copy hoặc tổ hợp phím Ctrl + C để chọn sao chép toàn bộ văn bản muốn chỉnh sửa.
Bước 3: Thực hiện dán bằng tổ hợp phím Ctrl + V đoạn văn bản sang công cụ word/ WPS Office Free để tiến hành chỉnh sửa.
Định dạng văn bản sẽ thay đổi. Bạn nên chỉnh sửa lại sao cho phù hợp nhất có thể.
Bước 4: Thực hiện chỉnh sửa văn bản theo mong muốn. Sau đó lựa chọn lưu văn bản dưới định dạng PDF hoặc định dạng thông thường. Tùy vào nhu cầu chỉnh sửa tiếp hay không mà bạn có thể lựa chọn cách lưu tài liệu cho phù hợp.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp
Trong quá trình xử lý tài liệu, người dùng thường gặp phải những vướng mắc về kỹ thuật và bảo mật. Dưới đây là một số giải đáp bạn cần hiểu rõ hơn:
Hỏi: Có thể sửa file PDF trên máy tính mà không cần cài đặt phần mềm không?
Trả lời: Hoàn toàn có thể. Hiện nay bạn có thể sửa file PDF trên máy tính trực tiếp bằng các công cụ trực tuyến ngay trên trình duyệt mà không cần cài thêm phần mềm. Chỉ cần tải file lên, chỉnh sửa và tải xuống là xong.
Hỏi: Sửa file PDF trên máy tính có làm thay đổi định dạng ban đầu không?
Trả lời: Nếu sử dụng công cụ chỉnh sửa PDF uy tín, bố cục và phông chữ của tài liệu hầu như được giữ nguyên. Tuy nhiên với các file PDF phức tạp hoặc được quét từ bản scan, bạn nên kiểm tra lại định dạng sau khi chỉnh sửa.
Hỏi: File PDF dạng scan có chỉnh sửa được nội dung không?
Trả lời: PDF dạng scan thực chất là hình ảnh nên không thể sửa trực tiếp văn bản. Để sửa file PDF trên máy tính trong trường hợp này, bạn cần sử dụng công cụ OCR để chuyển nội dung sang dạng văn bản có thể chỉnh sửa.
Có thể bạn quan tâm: 1 số thông tin cơ bản về Foxit Fantom PDF bạn cần biết
Hỏi: Có thể ký tài liệu khi sửa file PDF trên máy tính không?
Trả lời: Có. Các trình chỉnh sửa PDF hiện nay đều hỗ trợ ký điện tử bằng cách nhập chữ ký, vẽ chữ ký hoặc tải chữ ký có sẵn. Chữ ký điện tử phù hợp cho công việc và giao dịch trực tuyến.
Hỏi: Sửa file PDF trên máy tính có an toàn cho dữ liệu không?
Trả lời: Việc sửa file PDF trên máy tính sẽ an toàn nếu bạn sử dụng công cụ có mã hóa bảo mật và chính sách tự động xóa file sau khi xử lý. Với tài liệu quan trọng, bạn nên ưu tiên các nền tảng uy tín.
Hỏi: Có thể sửa file PDF trên máy tính miễn phí không?
Trả lời: Nhiều công cụ cho phép sửa file PDF trên máy tính miễn phí với các tính năng cơ bản như chỉnh sửa văn bản, chú thích hoặc ký tên. Những tính năng nâng cao thường yêu cầu nâng cấp tài khoản.
Hỏi: Sau khi sửa file PDF trên máy tính có thể in trực tiếp không?
Trả lời: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, bạn có thể tải file PDF về máy và in như bình thường. Một số công cụ còn hỗ trợ in trực tiếp ngay trong giao diện chỉnh sửa.
Việc nắm vững các kỹ năng và công cụ sẽ giúp quy trình làm việc của bạn trở nên hiệu quả và trôi chảy. Cho dù bạn chọn phương án trực tuyến hay cài đặt phần mềm, hãy luôn ưu tiên những công cụ có tính bảo mật cao và giao diện dễ sử dụng. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm thấy giải pháp phù hợp nhất để sửa file PDF trên máy tính một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bài viết liên quan
