Hiện nay cùng với sự phát triển ngày càng hiện đại của công nghệ thì nhiều doanh nghiệp, cá nhân sẽ có thói quen sử dụng các công cụ, phần mềm quản lý công việc nhằm gia tăng hiệu suất công việc cao hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với các bước công việc thủ công trước đây. Trong bài viết dưới đây, mình sẽ giới thiệu đến bạn những phần mềm hỗ trợ quản lý công việc, giao việc và theo dõi tiến độ hàng ngày hiệu quả nhất hiện nay. Cùng theo dõi nhé!
Nội dung bài viết
Tìm hiểu về phần mềm quản lý công việc
Khái niệm quản lý công việc là gì?
Quản lý công việc chính là việc bạn xử lý các nhiệm vụ từ khi hình thành cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ đó. Để hoạt động của một cá nhân hoặc doanh nghiệp diễn ra một cách chỉnh chu, nhanh chóng thì cần phải có một quy trình làm việc và quản lý công việc chuyên nghiệp.
Thế nhưng, không phải ai cũng có thể tự biết cách quản lý công việc của mình hay của doanh nghiệp một cách tốt được. Thông thường, theo trước đây thì nhiều người hay quản lý công việc bằng những cách truyền thống, ít hiệu quả khiến nhiều nhiệm vụ, công việc có thể bị trì hoãn.
Vậy nên, hiện nay với sự phát triển của công nghệ 4.0 thì các phần mềm quản lý công việc ra đời và đem lại lợi ích rất lớn cho người dùng. Chúng được xem là trợ thủ đắc lực cho những nhà quản trị hiện đại.
Tham khảo bài viết: Phần mềm scan trên máy tính
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc
Vậy việc sử dụng các phần mềm quản lý công việc đem lại lợi ích gì cho người dùng. Dưới đây là những lợi ích cụ thể của phần mềm này đối với nhân viên và người quản lý:
Đối với nhân viên
- Dựa vào đây có thể thấy được tất cả các công việc mà mình nhận được và phải làm, từ đó quản lý được nội dung công việc.
- Tính toán sắp xếp được các công việc xem công việc nào cần thiết làm trước, thời gian hoàn thành công việc.
- Biết được thông tin cụ thể của từng công việc cũng như cấp trên quản lý.
- Làm việc nhóm hiệu quả, chất lượng hơn.
- Tương tác nhóm minh bạch hơn, có sự quản lý của cấp trên.
Đối với nhà quản lý
- Sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về các công việc, dự án cũng như tiến độ hoàn thành của các bộ phận, phòng ban.
- Sắp xếp và phân bổ nguồn lực hợp lý theo từng giai đoạn.
- Quá trình phân công cũng như giải quyết công việc được minh bạch hóa.
- Điều chỉnh các vấn đề phát sinh một cách kịp thời.
Các tính năng cần thiết của phần mềm quản lý công việc
Các yêu cầu cần có của một phần mềm quản lý công việc bao gồm như sau:
– Tích hợp toàn diện: Phần mềm đó có tích hợp được với nhiều ứng dụng như Lịch Google, Zapier, Slack, Salesforce,… hay không?
– Dễ sử dụng: Đây là yếu tố được đánh giá cao, phần mềm có dễ sử dụng cho người mới bắt đầu và các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không?
– Theo dõi Tiến độ công việc: Có dễ dàng để theo dõi đang ở giai đoạn nào trong dự án không? Bạn và nhóm của bạn đạt được kế hoạch, mục tiêu đã đề ra? Bạn có thể hình dung dự án từ nhiều góc nhìn khác nhau không?
– Các bản cập nhật và nâng cấp tính năng thường xuyên: Nhà cung cấp dịch vụ có dành thời gian cho việc khắc phục lỗi, cung cấp các tính năng mới và lắng nghe ý kiến đóng góp và phản hồi của người dùng không?
Top 6 phần mềm quản lý công việc miễn phí hiệu quả nhất hiện nay
Hiện nay có rất nhiều các phần mềm quản lý công việc miễn phí và phải trả phí trên thị trường để bất kỳ các cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với mục đích công việc của mình.
Và trước khi lựa chọn một phần mềm thì người dùng cần tìm hiểu cụ thể về những ưu và nhược điểm của phần mềm, nhất là các tính năng của phần mềm để hoàn thành công việc mình mong muốn.
Phần mềm quản lý công việc Trello
Trello là phần mềm quản lý công việc xuất hiện khá sớm trên thị trường được nhiều các công ty vừa và nhỏ sử dụng. Đây là phần mềm hoàn toàn miễn phí cho người mới bắt đầu sử dụng hoặc bắt đầu tìm hiểu một phần mềm quản lý công việc.
Đọc thêm: Phần mềm diệt virus miễn phí
Trello có giao diện dễ nhìn, nhìn giống như tờ giấy note và giúp bạn tạo ra danh sách công việc theo kiểu Kanban. Bạn chỉ cần mở phần mềm lên là mọi người trong nhóm có thể biết được tổng số lượng công việc, ai đang làm gì và tiến độ đến đâu.
Hơn nữa, phần mềm này rất linh hoạt cho việc phối hợp, hợp tác cùng nhau trong nhóm vì nó đồng bộ với tất cả các thiết bị của bạn. Đặc biệt hệ thống báo cáo hoạt động mượt nên giúp người quản lý đánh giá công việc một cách dễ dàng hơn.
Các tính năng chính của phần mềm này:
- Cung cấp tính năng không giới hạn, hoàn toàn miễn phí
- Kéo và thả công việc
- Tương tác với bên thứ 3 kết Drive, Zoho, Dropbox,…
- Cung cấp các thẻ, bảng, danh sách cá nhân không giới hạn cho các đội nhóm
- Các công việc con, chỉnh sửa và thêm tài liệu vào các công việc này
- Thông báo hết hạn trễ hạn
Ưu điểm:
- Đồng bộ với mọi thiết bị
- Rất thân thiện
- Dễ dàng chỉnh sửa hoặc điều chỉnh cho nhiều loại dự án khác nhau
- Rất dễ dùng theo kiểu Kanban boards
- Tích hợp đồng bộ cùng phần mềm chat Slack
Nhược điểm:
- Không cung cấp hệ thống độc lập cho khách hàng
- Gói miễn phí không bao gồm có tích hợp
- Không hỗ trợ qua điện thoại
Giá của phần mềm Trello
Phần mềm quản lý công việc MyXTeam
MyXTeam là nền tảng giao tiếp và quản lý công việc dựa trên sự hội tụ của Social, Mobile, Cloud. Hệ thống của phần mềm MyXTeam được đồng bộ trên hầu hết các thiết bị giúp bạn có thể làm việc, theo dõi và quản lý công việc mọi lúc mọi nơi.
Ưu điểm:
- Tính tương tác cao. Nhóm có thể thảo luận trực tiếp công việc được giao ngay trên ô bình luận để mọi người tiện theo dõi. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể lựa chọn chat nhóm hay chat riêng lẻ với các thành viên riêng biệt.
- Hệ thống báo cáo chuyên sâu. Bên cạnh việc cung cấp báo cáo theo dự án thì MyXTeam còn tổng hợp báo cáo kết quả hoàn thành theo từng phòng ban, từng chiến dịch, từng nhân viên. Từ đó giúp người quản lý cũng như các cá nhân có cái nhìn cụ thể và phân tích chính xác đối với từng dự án và vai trò của bản thân.
- Chi phí khá mềm chỉ với 750k/ tháng với công ty nhỏ số lượng tầm 100 người trở xuống.
- Bảo mật cao do dữ liệu được mã hóa hoàn toàn bằng công nghệ của Microsoft.
Nhược điểm:
Giao diện chưa được đẹp mắt.
Phần mềm quản lý công việc Asana
Asana là cái tên nổi tiếng trong danh sách phần mềm quản lý công việc của thế giới. Cái tên Asana gắn với 1 tư thế của Yoga. Vậy nên khi sử dụng thử phần mềm này bạn sẽ cảm thấy rất nhẹ nhàng và thư thái ở các thao tác. Bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc của mình ngay trên điện thoại, máy tính hoặc ipad.
Xem thêm: Phần mềm viết chữ lên ảnh trên máy tính
Phần mềm sẽ cung cấp cho bạn nhiều cách thức để phối hợp làm việc. Ví dụ như danh sách công việc, Bảng Kanban, Bảng theo dõi tiến độ Gantt Chart.
Bạn có thể khởi tạo công việc một cách nhanh chóng, dễ dàng, quản lý một môi trường làm việc chuyên nghiệp thông qua những workspace riêng cho mỗi dự án, mỗi team.
Asana là phần mềm phù hợp cho các công ty có quy mô lớn và kiểm soát lượng công việc nhiều.
Tính năng chính
- Tích hợp hơn 100 công cụ nổi tiếng thế giới (Gmail, Outlook, Drive, Dropbox…)
- Sử dụng Restful API cho khả năng cập nhật và truy cập dữ liệu dễ dàng
- Xem ở nhiều chế độ như danh sách, bảng biểu, lịch…
- Hơn 50 mẫu công việc, quản lý dự án để lựa chọn
- Tùy chỉnh cho phép xem số liệu quan trọng
- Cho phép quản lý độc lập
- Tự động cập nhật email
- Cung cấp CSV file để update dữ liệu kinh doanh lên ứng dụng
Ưu điểm
- Chia sẻ thông tin dễ dàng
- Công cụ quản lý dự án tinh gọn
- Gói miễn phí không giới hạn
- Có thể xem những công việc ưu tiên một cách trực quan
- Cập nhật và chia sẻ file theo thời gian thực
- Giao diện thân thiện
- Email, ticket hoặc đào tạo khi có offer
Nhược điểm
- Cách thức thêm công việc vào dự án hơi khó cho người mới dùng
- Không cung cấp Live chat hoặc số điện thoại hỗ trợ
Giá của phần mềm Anasa
Phân hệ quản lý công việc của WEONE
Phân hệ quản lý công việc của WEONE cho phép doanh nghiệp quản lý công việc duy nhất và tập trung trên một nền tảng giúp công việc hoàn thành nhanh hơn.
Tham khảo: Phần mềm sửa lỗi pin laptop – Top 5 phần mềm không thể bỏ qua
Các tính năng nổi bật của WEONE bao gồm:
- Dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện.
- Có thể giám sát tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi, dashboard báo cáo tổng hợp chỉ cần 1 cái click chuột là đã dễ dàng nắm được toàn bộ báo cáo.
- Hệ thống còn tự động cập nhật báo cáo tiến độ dưới nhiều dạng khác nhau, giúp quản lý đưa ra quyết định kịp thời, chính xác dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và kết quả thống kê hiệu suất công việc của từng phòng ban/cá nhân.
Phần mềm quản lý công việc WEONE là sản phẩm quy tụ, sáng tạo từ nền tảng của các phần mềm nhắc nhở công việc, ghi chú công việc.
Các tính năng trong phần mềm này giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân viên lên danh sách kế hoạch công việc, cũng như có thể quản lý, giám sát và và cài đặt thông báo nhắc nhở công việc khác nhau. Từ đó, giúp tiến độ, hiệu suất công việc và chất lượng làm việc được nâng cao hơn.
Điểm nổi bật mà phần mềm quản lý công việc của WEONE mang lại là người dùng có thể tạo công việc theo quy trình và theo dõi các công việc dựa trên bảng biểu. Các bảng biểu đa dạng giúp người dùng quan sát tiến độ, deadline công việc, hiệu suất làm việc,… theo mong muốn của mình.
Microsoft Planner- phần mềm tiện ích tốt nhất cho doanh nghiệp
Một thành viên mới của Microsoft đã được cho ra mắt – đó chính là phần mềm quản lý công việc Planner. Phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng tổ chức, sắp xếp các công việc, chia sẻ dữ liệu với những người dùng trong nhóm, chat video và nhiều hơn thế nữa.
Bên cạnh đó, bạn còn có thể theo dõi tiến độ tổng thể của dự án, xem ai là người hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên cũng như xem từng nhiệm vụ của người khác thông qua tính năng “Hub”. Lợi thế lớn nhất của phần mềm này chính là khả năng tích hợp với các phần mềm văn phòng khác của Microsoft. Đây chính là phần mềm tiện ích được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Due – giải pháp tối ưu để bạn hoàn thành deadline
Due cũng là một phần mềm quản lý công việc cá nhân hiệu quả. Due sẽ nhắc nhở bạn về các nhiệm vụ của mình, bạn sẽ không lo sợ quên hoàn thành các công việc nữa.
Nhiệm vụ của bạn đó là chỉ cần vài thao tác đơn giản để liệt kê những nhiệm vụ mình cần hoàn thành cho Due. Đây cũng là một phần mềm có giao diện dễ sử dụng, tối giản và đặc biệt nhất là không giới hạn người tham gia. Cho nên, Due là một giải pháp tối ưu dành cho cả doanh nghiệp và cá nhân.
Để tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc phù hợp và đem lại hiệu quả cho công việc của bản thân và doanh nghiệp mình là một điều không đơn giản. Đặc biệt với sự đa dạng của rất nhiều phần mềm trên thị trường hiện nay.
Bài viết trên đây đã tổng hợp top 6 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất. Bạn nên xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chọn cho mình hay doanh nghiệp mình một phần mềm tốt nhất.
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết để có thể đưa ra lựa chọn chính xác. Chúc các bạn thành công nhé!
BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
